Une entreprise de recyclage a généralement des exigences élevées en matière d'entretien des machines et de gestion des actifs. Galloo a opté pour Rimses, le système de gestion de la maintenance de Realdolmen, afin d'assurer via un seul progiciel la gestion de ses actifs, le suivi de la maintenance sur ses différents sites et la gestion des stocks et des achats pour les départements de maintenance. Le reporting est également très important. L'entreprise souhaitait disposer d'une vision claire des frais et d'un suivi des stocks en temps réel. « Nous étions à la recherche d'un progiciel capable de tout faire, c'est le cas de Rimses », explique Kevin Casier, Group Technical Manager

Avec 43 sites en Belgique, aux Pays-Bas et en France, et environ 720 travailleurs, la société Galloo, basée à Menin en Flandre occidentale, est l'un des plus grands groupes de recyclage du métal en Europe occidentale. Ils recyclent les métaux usagés, notamment des composants électroniques, des voitures et même des bateaux. Chaque année, l'entreprise produit ainsi plus d'un million de tonnes de nouvelles matières premières. Dans son unité de traitement « Galloo Plastics », Galloo recycle chaque année environ 50  000 tonnes de plastique pour en faire de nouveaux granulats. En tant que leader du marché, Galloo est toujours à la recherche de nouvelles techniques et de nouveaux processus pour atteindre son objectif : 100 % de recyclage, et donc également des fractions finales plus pures. Pour y parvenir, Galloo investit chaque année un montant considérable dans la recherche et le développement. Pour son activité, Galloo dépend également fortement des prix du marché des matières premières. Dans un tel contexte, la maîtrise des coûts est particulièrement importante, car si les prix du marché ne sont pas influençables, les coûts, eux, le sont.

« Nous fournissons différents services de maintenance à nos filiales externes à partir d'une équipe centrale », explique Kevin. « Les heures, les pièces et les coûts doivent être affectés au site et à la machine auxquels ils se rapportent. » Avec Rimses, l'entreprise est en mesure de facturer ces services à chaque filiale et dispose d'un aperçu clair de l'historique de chaque machine.  Par ailleurs, Galloo avait également dans l'idée de mieux faire collaborer les filiales au niveau du stock, plus spécifiquement pour les pièces de rechange critiques. « Alors qu'auparavant, chaque site devait disposer de ces pièces en cas d'urgence, nous pouvons à présent les centraliser. Ce qui a entraîné une diminution des frais de stockage. Cela garantit également que le stock est correct, tout est consigné », explique Olivier Courtois, Technical Manager Ropswalle. « Il faut plus de temps pour tout encoder correctement dans le système, mais je sais qu'à terme, cela permettra un gain de temps et d'efficacité », précise Kevin. « En conservant tout de manière centralisée et en construisant ainsi un ouvrage de référence digital, vous obtenez un outil sur lequel vous pourrez compter à l'avenir. Nous sommes à présent également en mesure de déceler des tendances dans l'historique des machines : des informations précieuses pour notre travail », ajoute Olivier.

De plus, Galloo recherchait un progiciel de gestion de la maintenance stable qui pouvait être relié à d'autres progiciels. « Avant, nous avions besoin de 2 à 3 progiciels. Maintenant que nous travaillons avec Rimses, nous avons pu réaliser de nombreuses intégrations, comme avec notre logiciel de comptabilité et notre ERP », explique Kevin. L'autorisation des bons de commande est à présent organisée différemment. « Auparavant, nous contrôlions les factures après l'achat des marchandises. Nous avons désormais intégré le mécanisme d'approbation à un stade plus précoce, le contrôle a lieu avant la commande. Grâce à notre outil de numérisation des factures, les données de facturation numériques sont importées dans Rimses, où elles sont liées au bon de commande. Après pointage, l'approbation est à nouveau exportée vers le flux comptable afin de pouvoir être traitée financièrement. L'approbation proprement dite a lieu dans Rimses, parce que c'est là que se trouvent les informations sur les transactions logistiques, comme les bons de commande », explique Steve Decroubele, ICT Manager. 

L'inventaire du stock est encore en cours. Dès le début, nous travaillons avec des modèles d'encodage, vu la grande quantité de données. « Nous avons pu importer l'ensemble des données. Nous avons transféré dans Rimses les informations comme les prix, stocks et fournisseurs déjà présentes dans l'ancien système, et ce, en plusieurs étapes et sans perte de qualité. Notre parc de machines a ainsi été encodé à partir d'Excel », explique Olivier. La transition vers Rimses a eu lieu en un peu moins d'un semestre. « Le principal problème était la recherche de la bonne structure : quels sont par exemple les bons centres de coûts ? Comment intégrer le volet finance ? Une bonne collaboration entre notre service ICT, nos services de maintenance et Realdolmen était nécessaire pour formuler une réponse correcte. L'approche du chef de projet de Realdolmen était cruciale et nous a permis de respecter notre timing serré », précise Steve. « Chaque entreprise est différente, il est nécessaire de s'adapter au contexte spécifique de l'entreprise. C'est la seule manière de réaliser les bonnes liaisons. »  Les rapports sont à présent toujours basés sur des exportations de données extraites de Rimses. Il est prévu, à l'avenir, d'utiliser l'application BI Rimses Analyzer. À partir de 2020, l'outil sera également utilisé pour la gestion des infrastructures. Toute une série de défis intéressants que nous nous ferons un plaisir de relever ensemble !

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