Een recyclagebedrijf stelt hoge eisen op vlak van machineonderhoud en assetmanagement. Galloo koos voor Rimses, het Maintenance Management systeem van Inetum, om via één pakket hun assetbeheer, opvolging van het onderhoud in hun verschillende vestigingen en voorraad- en inkoopbeheer voor de onderhoudsafdelingen te ondersteunen. Ook rapportering is erg belangrijk, men zocht naar een duidelijk zicht op de kosten en een real-time voorraadopvolging. “We waren op zoek naar een pakket dat zowat alles kan, Rimses is zo eentje”, licht Kevin Casier, Group Technical Manager toe.

Met 43 locaties in België, Nederland en Frankrijk waar zo’n 720 werknemers werkzaam zijn, is het West-Vlaamse Galloo uit Menen één van de grootste metaalrecyclagegroepen in West-Europa. Zij recycleren afgedankte metalen uit onder meer elektronica, auto’s en zelfs schepen. Op jaarbasis goed voor meer dan 1 miljoen ton nieuwe grondstoffen. In haar verwerkingseenheid ‘Galloo Plastics’ recycleert Galloo jaarlijks ongeveer 50.000 ton kunststoffen tot nieuwe granulaten. Als marktleider zoekt Galloo steevast nieuwe technieken en processen om haar doelstelling waar te maken: 100% recyclage en dus ook zuivere eindfracties. Hiervoor investeert Galloo jaarlijks een aanzienlijk bedrag in research en development. Voor haar business is Galloo uiteraard ook sterk afhankelijk van de marktprijzen van grondstoffen. In zo’n context is kostenbeheersing extra belangrijk, marktprijzen zijn namelijk niet beïnvloedbaar, hun kosten wel.

“We verlenen vanuit een centraal team verschillende onderhoudsservices aan onze externe filialen”, licht Kevin toe. “De uren, stukken en kosten die gemaakt worden, moeten telkens aan de juiste vestiging en machine toegekend worden.” Met Rimses zijn ze in staat om zo’n diensten door te factureren aan elk filiaal en heeft men een duidelijk overzicht wat betreft de historiek van elke machine.  Daarnaast had Galloo ook vooropgesteld om de filialen beter te doen samenwerken op het vlak van stock, en dan specifiek voor kritieke wisselstukken. “Waar voorheen iedere vestiging dergelijke stukken moest hebben liggen voor een noodgeval, kunnen we dat nu centraliseren. Dit heeft een daling van de stockkosten met zich meegebracht. Dit zorgt er ook voor dat de stock correct is, alles wordt in- en uitgeschreven”, zegt Olivier Courtois, Technical Manager Ropswalle. “Het vraagt meer tijd om alles correct in het systeem te steken maar ik weet dat we op termijn sneller en efficiënter gaan kunnen werken”, zegt Kevin. “Door alles bij te houden en zo een digitaal naslagwerk op te bouwen, bekom je iets waar je in de toekomst altijd op kan terugvallen. We zijn nu ook in staat om tendensen te ontdekken in de historiek van machines en zo aan de slag te gaan met nieuwe inzichten”, zegt Olivier. 

Daarenboven zocht Galloo naar een stabiel Maintenance Management pakket waarin verschillende koppelingen met andere softwarepakketten mogelijk waren. “Hiervoor hadden we 2 à 3 pakketten nodig. Nu we met Rimses werken, hebben we heel wat integraties, zoals met ons boekhoudpakket en ERP, kunnen realiseren”, vertelt Kevin. De autorisatie van bestelbonnen wordt nu anders georganiseerd. “Vroeger controleerden we de facturen na aankoop van de goederen. Nu hebben we het goedkeuringsmechanisme vroeger ingebouwd, de controle bevindt zich voor de bestelling. Via onze factuurscanningtool worden digitale factuurgegevens geïmporteerd in Rimses, daar wordt het gekoppeld aan de bestelbon, na afpunten wordt de goedkeuring weer geëxporteerd naar de boekhoudflow zodat het financieel kan verwerkt worden. De goedkeuring zelf zit in Rimses omdat daar de info over logistieke transacties zoals bestelbonnen zit”, licht Steve Decroubele, ICT Manager toe. 

De inventarisatie van de stock is nog een lopend proces. Vanaf de start werken we met oplaadtemplates gezien de grote hoeveelheid data. “We hebben alles kunnen meenemen. Zaken als prijzen, voorraden en leveranciers die al in het oude systeem zaten, hebben we in een aantal stappen en zonder kwaliteitsverlies kunnen overbrengen naar Rimses. Ons machinepark werd zo ook opgeladen vanuit Excel”, zegt Olivier. De overschakeling naar Rimses gebeurde in zo’n klein halfjaar. “Het moeilijkste vraagstuk was de zoektocht naar de juiste structuur, wat zijn bijvoorbeeld de juiste kostenplaatsen? Hoe vinden we aansluiting met het finance luik? De goede samenwerking tussen onze ICT dienst, onderhoudsdiensten en Inetum was noodzakelijk om een juist antwoord te formuleren. De aanpak van de projectleider van Inetum was cruciaal in dit project en heeft ervoor gezorgd dat we onze strakke timing hebben kunnen waarmaken”, licht Steve toe. “Elk bedrijf is anders, het is nodig om in de specifieke bedrijfscontext te kruipen. Enkel zo kunnen de juiste verbindingen gemaakt worden.”  Rapporteringen zijn nu steevast gebaseerd op data exports uit Rimses. Voor de toekomst zijn er  concrete plannen om de BI applicatie Rimses Analyzer aan te wenden. Vanaf 2020 zal men de tool ook gebruiken voor facility beheer. Een hele reeks interessante uitdagingen die we graag samen aangaan!

• Rimses Service
• Rimses Analyzer
• eRimses

• MIROM Milieuzorg Roeselare and Menen
• Renewi
• Galloo
• Ecowerf

• Rimses Flyer
• Rimses at Galloo