Omdat de werking van een onderhoudsafdeling meer is dan alleen de organisatie van de onderhoudswerken voorziet Rimses in logistieke functies voor inkoopbeheer en voorraadbeheer.
Indien u reeds voor inkoopbeheer met een ERP-systeem werkt, kunt u met Rimses Interface gegevens uitwisselen tussen uw ERP-systeem en Rimses waardoor u alle handelingen in slechts één systeem uitvoert. Via de interface wordt de vereiste informatie tussen de systemen uitgewisseld.

Iedereen die materialen of diensten wenst te laten bestellen kan eenvoudig met de bestelaanvraag functie een aanvraag indienen gericht naar de inkoopafdeling. Met eRimses geeft u iedereen hiervoor toegang via een webbrowser. Voor de inkoper betekent dit dat hij al heel wat informatie over de bestelaanvraag (o.a. wat moet precies besteld worden, kostenplaats of werkorder, gewenste levertermijn, eventueel leverancier en prijs) in het systeem heeft en vandaar de aanvraag verder kan behandelen.
Om niet geoorloofde uitgaven te vermijden of om budgetoverschrijdingen te controleren, kunt u autorisatie van bestelaanvragen instellen.

Om het inkoopproces voor een logistieke gebruiker sterk te vereenvoudigen, heeft een Rimses gebruiker de mogelijkheid om via een koppeling naar een e-catalogus, de bestelling van MRO-artikelen rechtstreeks te plaatsen. Daarbij worden de artikelgegevens met bijhorende prijzen opgehaald en ingeladen in het Rimses pakket. Niet alleen de bestelaanvraag is zo meteen beschikbaar voor de bestelling, maar ook het artikelbestand en de prijsgegevens worden in Rimses aangevuld.

U houdt informatie bij van uw leveranciers in het uitgebreide leveranciersbeheer in Rimses, met prijslijsten per object (artikel, materiaal of dienst). Om in één keer aan meerdere leveranciers prijzen te vragen, beschikt u over een elektronische prijsaanvraag functie. U kunt een prijs vragen voor verschillende objecten of voor objecten die nu reeds onder een contract met uw leverancier vallen. Wanneer u de prijzen elektronisch ontvangt van de verschillende leveranciers kunt u deze opladen en vervolgens vergelijken per object of per pakket dat u bij de leverancier wilt afnemen. U beslist zelf welke leverancier u tot uw voorkeurleverancier maakt voor de verschillende objecten. Doordat alle informatie in het systeem bewaard blijft, hebt u een verantwoording voor uw leverancierskeuze.

Opdat u een duidelijke bestelbon kunt maken voor de leverancier, kunt u o.a. de taal en de munt op leveranciersniveau bepalen, de muntkoers instellen op bedrijfsniveau en documenten bijvoegen ter verduidelijking van uw bestelbon. U bepaalt zelf welke velden erop de bestelbon staan en welke lay-out de bestelbon krijgt. U hoeft bestelbonnen niet langer af te drukken. U kunt de bestelbon in PDF-formaat versturen per fax of per mail.

In Rimses kunt u bij de registratie van de factuur de logistieke beweging terugvinden die overeenkomt met de factuur. De wizard leidt u in een aantal stappen door het proces van registratie, matching, financiële afhandeling en aanmaak van afwijkingsdossiers. Ook creditnota's kunt u met deze functie registreren en koppelen aan afwijkingsdossiers. Prijswijzigingen kunnen eventueel vanuit factuurregistratie of behandeling van het afwijkingsdossier doorgevoerd worden naar prijslijsten en ook doorgerekend worden naar de voorraad of de verbruiken. U kunt vanuit de wizard linken naar de ingescande factuur of andere documenten.

Deze functies zijn beschikbaar in de producten:

• Rimses Premium
• Rimses Expert
• Rimses Service

Rimses Flyer

Purchase and Stock Management